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Datenschutz

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Datenschutz beim Versorgungswerk

Im digitalen Zeitalter haben Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit allgemein einen hohen Stellenwert. Bürgerinnen und Bürger stellen (zu Recht) immer öfter die Frage, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht. Ein gestiegenes Bewusstsein für Fragen des Datenschutzes fällt zeitlich zusammen mit der aktuellen Berichterstattung über die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union, die im April 2016 in Kraft getreten ist. Als Verordnung ist sie unmittelbar gültig und ab Ende Mai 2018 unionsweit anzuwenden. Das Regelwerk ist darauf gerichtet, den Datenschutz auf Ebene der EU-Staaten zu harmonisieren. Die Verordnung stärkt die Rechte der Bürger. Wesentliches Ziel ist ein verbesserter Schutz personenbezogener Daten. Im Kontext dieser aktuellen Entwicklungen wollen wir die Mitglieder des Versorgungswerks informieren, wie ihre Versorgungseinrichtung mit personenbezogenen Daten umgeht, die von ihr verwaltet werden.


DS-GVO: Was ist neu?

Mit der Datenschutzgrundverordnung werden die Karten im Bereich des Datenschutzes nicht völlig neu gemischt. Die DS-GVO orientiert sich in wesentlichen Bereichen am – bislang schon hohen – Schutzniveau, dass das Bundesdatenschutzgesetz und Datenschutzregelungen der Länder definiert haben. Datenschutzbelange waren deshalb bislang schon zentrale Aufgaben des Geschäftsbetriebs. Unter dieser Maßgabe ergibt sich für das Versorgungswerk durch die neue Rechtsnorm in zentralen Punkten kein Nachholbedarf.

Als öffentliche Stelle ist das Versorgungswerk befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Das braucht es auch, um die – vom Gesetzgeber übertragenen – Verwaltungsaufgaben im Bereich der Alters- und Hinterbliebenenversorgung für eine Versichertengemeinschaft von rund 60.000 Mitgliedern wahrnehmen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist § 3 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz NRW. Mit den sensiblen Daten seiner Versicherten geht das Versorgungswerk seit jeher sorgsam und verantwortungsbewusst um. Die Erhebung von Informationen erfolgt unter der strikten Prämisse der Datensparsamkeit. Daten werden demnach nur soweit erhoben, wie es für die Wahrnehmung hoheitlicher Aufgaben und einen mitgliederorientierten Service unbedingt erforderlich ist. Als öffentlich-rechtliche Institution hat das Versorgungswerk zudem kein geschäftliches Interesse an der kommerziellen Verwertung Ihrer Daten.


Datenschutz = Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherheit sind zwei Seiten einer Medaille. Deshalb hat das Versorgungswerk im Hinblick auf die sichere Verwahrung gespeicherter Daten wirksame Vorkehrungen getroffen, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Wichtiges Handlungsfeld in Sachen Datensicherheit ist die elektronische Kommunikation. Schnittstelle zwischen dem Versorgungswerk und seinen Versicherten ist hierbei die Internetseite. Für die Datenkommunikation, die darüber erfolgt, wurden bisher schon Verschlüsselungstechnologien eingesetzt, die eine gesicherte Übertragung gewährleisten. Das bleibt auch so.

Unkritisch ist ebenfalls die Nutzung unserer Homepage. Hier werden zwar Nutzungsdaten in Form sogenannter Cookies protokolliert. Diese statistischen Auswertungen erfolgen jedoch in anonymisierter Form. Eine Zuordnung von Nutzungsdaten zu einer konkreten Person ist nicht möglich.


Was ändert sich für die Versorgungseinrichtung?

Weil das Versorgungswerk dem Datenschutz bislang schon hohe Bedeutung beigemessen hat, ändert sich für die Verwaltung nicht viel. Neu hinzu kommt mit der DS-GVO vor allem administrativer Mehraufwand, da die jeweiligen Maßnahmen überdies ausführlich dokumentiert sein müssen.

Die Implementierung des DS-GVO ist insoweit ein anschauliches Beispiel für die weiter um sich greifende Regulatorik, mit der sich das Versorgungswerk in vielen Bereichen konfrontiert sieht. Regulatorische Vorgaben schaffen einerseits Sicherheit, erzeugen zugleich aber auch Verwaltungsaufwand – und damit Kosten, die unter dem Strich von der Versichertengemeinschaft zu erbringen sind.


Was ändert sich für die Mitglieder?

Für die Versicherten ändert sich durch die DS-GVO eher wenig. Bei spezifischen Auskünften bleibt es beim bisher praktizierten Verfahren:

Diese werden nur schriftlich – an die jeweils hinterlegte Postadresse des Mitglieds – erteilt. Änderungen der Adresse oder der Bankverbindung werden hier auch weiterhin nur bei Vorliegen eines schriftlichen – und vom Mitglied eigenhändig unterzeichneten – Dokuments vorgenommen.

Gewisse Einschränkungen wird es bei der telefonischen Beratung geben, weil sich die Identität von Anrufern nur eingeschränkt verifizieren lässt. Auskünfte per Telefon werden sich deshalb nur noch zu allgemeinen Fragen erteilen lassen. Immer da, wo es um Anliegen geht, die vertraulichen Charakter oder schützenswerte Informationen zum Gegenstand haben, wird das Versorgungswerk Auskünfte nur schriftlich geben.

Unter den Bedingungen eines restriktiveren Datenschutzrechts wird das Versorgungswerk zudem dazu übergehen, vermehrt Einwilligungen seiner Mitglieder einzuholen. Etwa bei der Übermittlung von Informationen über das Kontaktformular auf der Internetseite oder beim Rentenrechner. Hier muss der Nutzung der digitalen Übertragung von Daten ab sofort aktiv zugestimmt werden. Wir sprechen an dieser Stelle aber allenfalls über kleine Veränderungen in Detailpunkten, die uns jedoch helfen, weiterhin einen effzienten und zeitgemäßen Mitgliederservice über unsere Homepage anbieten zu können.

Das Zusammenspiel zwischen Versicherten und Versorgungswerk mag sich deshalb in Teilbereichen etwas mühsamer gestalten. Die Maßnahmen dienen jedoch dem wichtigen Zweck des Datenschutzes, an dem sicher allen Mitgliedern sehr gelegen ist.

Thomas Löhning, Hauptgeschäftsführer / Jörg Wessels, Geschäftsführer